RFP-Yhtiöt Oy 25.11.2020
Janne Kuivalainen
Aihe: GDPR
RFP-Yhtiöt OY tietosuojakäytäntö
YLEISTÄ
- RFP-Yhtiöt Oy on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttä, joka on sille tärkeä asia.
- Tässä käytännössä selvitetään milloin, miksi ja kuinka yhtiö soveltaa tätä asetusta yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti, kun
- kerätään henkilötietoja yksilöistä
- käytetään näitä tietoja
- julkistetaan tällaista tietoa muille, kun se on välttämätöntä ja tietyissä olosuhteissa
- säilytetään henkilötietoja luottamuksellisesti.
KÄYTÄNNÖN MUUTOKSET
- Tämä käytäntö voi muuttua ajan kuluessa, joten tarkista aina päiväys varmistaaksesi, että sinulla on uusin versio.
- Tämä käytäntö on päivitetty viimeksi 20. marraskuuta 2020.
TIETOA MEISTÄ
- RFP-Yhtiöt Oy:n kanssa asioidessasi henkilötietojasi käsittelee RFP-Yhtiöt Oy:n vastuu henkilö, joka päättää henkilötietojesi käsittelytavasta ja -syystä.
- Kun tässä käytännössä mainitaan “me”, “meidän” tai “meitä”, ellei toisin mainita, nämä viittaavat yritykseemme, jossa käsitellään henkilötietojasi vastuullisesti.
- Lisätietoja Janne Kuivalainen: janne.kuivalainen@rfp.fi
MITÄ HENKILÖTIETOJA JA KUINKA NE KERÄTÄÄN
Me voimme kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja:
– Henkilötiedot, jotka annat meille: meille täysin vapaaehtoisesti antamasi tiedot, jotka annetaan
- verkkosivustoillemme
- mobiilisovelluksiimme
- sosiaalisen median alustoille
- puhelimitse, sähköpostitse tai muulla tavoin.
Esimerkki: tähän sisältyvät tiedot, jotka annetaan verkkosivustoillemme rekisteröidyttäessä, tilattaessa uutiskirjeen tai verkkosivustomme palveluja, postitettaessa tarvikkeita tai pyydettäessä lisäpalveluja, hallittaessa verkkotiliä (sisältäen asiakirjojen haun ja yhteydenoton meihin puhelimitse, sähköpostitse tai muulla tavoin). Voimme kysyä henkilötietojasi myös, kun ilmoitat meille ongelmasta verkkosivustomme kautta. Jos osallistut kyselyihin tutkimustarkoituksessa, voimme kerätä nämä tiedot myös tällaisessa tilanteessa.
Antamasi tiedot voivat liittyä henkilöllisyyteesi, kuten nimeen, osoitteeseen, sähköpostiosoitteeseen ja puhelinnumeroon, tai tiedusteltuihin yksityiskohtiin ja ne voivat sisältää tietoja yhteydenotoista ja kyselyjen vastauksista.
– Henkilötiedot, jotka keräämme sinusta: voimme automaattisesti kerätä seuraavat tiedot:
- verkkosivustomme (ml. uutiskirjeen) kautta tehtävien liiketoimien tiedot ja vierailusi verkkosivustollamme, sisältäen mutta ei näihin rajoittuen, liikennetiedot, paikkatiedot, web-lokit ja muut viestintätiedot sekä käyttämäsi resurssit
- automaattisesti kerätyt tekniset tiedot sisältäen isäntäpalvelimen keräämät nimettömät tiedot tilastollista tarkoitusta varten, tietokoneesi tai mobiililaitteesi yhdistämisessä käytetty IP-osoite, selaintyyppi ja -versio, aikavyöhyke, selaimen laajennustyypit ja -versiot, käyttöjärjestelmä ja alusta. Katso lisätiedot evästeistä
- kaikki jakamasi henkilötiedot, jotka kuuluvat julkiseen profiiliisi tai kolmannen osapuolen sosiaaliseen verkkoon.
– Henkilötiedot, jotka saamme muista lähteistä: saamme tiettyjä henkilötietoja yrityksemme ulkopuolisista lähteistä, joihin saattaa sisältyä konsernimme yhtiöitä tai muita kolmansia yhtiöitä.
Tämän käytännön määräyksiä sovelletaan myös kaikkiin henkilötietoihin, jotka saamme näistä lähteistä.
MIKSI JA KUINKA KÄYTÄMME HENKILÖTIETOJASI
– Käsittelemme henkilötietojasi laillisesti seuraaviin tarkoituksiin:
- tiedonvälitys ja -vaihto verkkosivustomme käyttäjien kesken
- asiakassuhteiden ja tilausten hallinta; etenkin tilaustesi käsittely, pyyntöihisi vastaaminen tai uutisten ja tuotteisiimme liittyvien tietojen lähettäminen, brändimme tai aloitteemme, jotka saattavat kiinnostaa sinua
- mikä muu tahansa asia, johon viitataan tiedonkeruun aikana.
– Voimme käyttää ja käsitellä henkilötietojasi pääasiassa
– tapauksissa, joihin olet antanut vapaasti erityisen SUOSTUMUKSEN sekä tietyissä, määrätyissä ja laillisissa tarkoituksissa.
Voit peruuttaa meille antamasi suostumuksen tietojesi käyttöön ottamalla meihin yhteyttä milloin tahansa.
– tapauksissa, joissa meidän täytyy toteuttaa OIKEUTETTUJA ETUJAMME kuten liiketoiminnassa, edellyttäen että etujasi tai perusoikeuksiasi ja vapauttasi ei loukata huomioimalla kohtuulliset odotuksesi, jotka perustuvat meidän väliseen suhteeseemme.
Esimerkiksi seuraavissa tarkoituksissa:
- suoramarkkinointitoiminta (muu kuin sellainen, jossa tukeudumme suostumukseesi) kuten analyysi markkinointistrategiamme parantamiseksi sekä yksilöllisemmän käyttäjäkokemuksen kehittämiseksi.
- verkko- ja tietoturvallisuus, joiden avulla voimme suojata tietojesi menetystä, tuhoamista, varastamista ja luvatonta käyttöä vastaan.
- vilpillisen ja muun laittoman toiminnan havaitseminen, estäminen ja vähentäminen
- asiakaspalvelumme arvioiminen ja parantaminen yhteyskeskuksiemme puhelutietojen avulla
– tapauksissa, joissa meidän täytyy NOUDATTAA LAILLISTA VELVOITETTA ja etenkin
- avustaessamme viranomaista tai rikosta tutkivaa tahoa
- todistaessamme henkilöllisyytesi, kun otat meihin yhteyttä tietyissä laillisissa olosuhteissa
- vahvistaessamme säilytettyjen tietojesi oikeellisuuden.
– tapauksissa, joissa vaaditaan meidän ja sinun välisen SOPIMUKSEN TÄYTÄNTÖÖNPANOA tai jos olet pyytänyt meitä tiettyihin toimiin ennen sopimuksen tekemistä. Tähän sisältyvät käsittelemämme tiedot, jotka mahdollistavat verkkosivustomme ja niillä tarjottavien palvelujen käytön.
KUKA SAA KÄYTTÄÄ HENKILÖTIETOJASI
- RFP-Yhtiöt Oy
Me voimme jakaa tiedot RFP-Yhtiöt Oy:n sisällä hallinollisia tarkoituksia tai markkinointitarkoituksia varten liittyen tuotteisiin ja/tai palveluihin, jotka täydentävät meidän omaa tuote- ja/tai palveluvalikoimaa, joka saattaa ehkä kiinnostaa sinua.
Voimme myös siirtää henkilötietosi välittäessämme pyyntösi yrityksemme sisäisille yhteyshenkilöille, jotka käsittelevät pyyntösi (esimerkiksi meille ilmoittamasi ongelman ratkaiseminen).
– Tavarantoimittajamme ja palveluntarjoajamme
Voimme paljastaa tietosi kolmansille palveluntarjoajille, edustajille, alihankkijoille ja muille organisaatioille, jotka tarjoavat palvelujaan meille tai suoraan sinulle meidän puolestamme. Tällaisiin kolmansiin osapuoliin voi sisältyä pilvipalvelun tarjoajia (kuten ylläpidon hallinta ja sähköpostin hallinta) tai mainostoimistoja, hallintapalveluja, luottotietotoimistoja, luotto- ja pankkikorttien maksunkäsittelijöitä, asiakastyytyväisyystutkimuksia tai muita kolmansia osapuolia, jotka tarjoavat meille palveluja ja avustavat meitä liiketoimintamme harjoittamisessa ja verkkosivustomme käytössä.
Paljastamme kolmannen osapuolen palveluntarjoajille vain henkilötiedot, jotka ovat tarpeen heidän palvelujensa tarjoamista varten, sillä olemme solmineet sopimuksen, jonka mukaan tietojasi täytyy pitää turvassa ja salassa ja niitä käytetään vain erityisten ohjeidemme mukaisesti.
– Kolmannet osapuolet, jotka tarjoavat tuotteitaan ja palvelujaan meidän kauttamme
Teemme läheistä yhteistyötä useiden kolmansien osapuolten kanssa voidaksemme tarjota tuote- ja palveluvalikoiman, joka täydentää meidän tarjoamaamme valikoimaa.
Tiedustellessasi tai ostaessasi yhden tai useamman näistä tuotteista tai palveluista meidän kauttamme asianomainen kolmas osapuoli voi käyttää henkilötietojasi tietojen lähettämistä varten ja täyttääkseen kanssasi tehtyihin sopimuksiin liittyvät velvollisuutensa.
Nämä kolmannen osapuolen palveluntarjoajat voivat jakaa meidän kanssamme tietosi, joita käsittelemme tämän käytännön mukaisesti. Joissakin tapauksissa he hallinnoivat tietojasi, joten suosittelemme heidän tietosuojakäytäntönsä lukemista.
– Henkilötietojesi muut jakotavat
Voimme siirtää henkilötietosi
- kolmannelle osapuolelle osana tietyn tai kaiken liikeomaisuutemme myynnissä kolmannelle osapuolelle tai osana mitä tahansa liiketoiminnan uudistusta tai uudelleenjärjestelyä
- jos olet antanut suostumuksesi niiden julkistamiseen.
- sovellettavia käyttöehtoja täytäntöön pantaessa sekä suojeltaessa yhtiöidemme oikeuksia, yksityisyyttä, turvallisuutta ja omaisuutta
- jos olemme velvollisia julkistamaan tai jakamaan ne noudattaaksemme laillista velvollisuutta, tai jos sovellettavat lait, oikeuden määräykset tai hallituksen asetukset vaativat niiden julkistamista rikoksesta ilmoitettaessa, täytäntöön pantaessa tai sovellettaessa sopimusehtojamme tai vierailijoidemme ja asiakkaidemme oikeuksien, omaisuuden ja turvallisuuden suojaamisessa
Varmistamme kuitenkin aina sen, että yksityisyytesi suoja on taattu.
HENKILÖTIETOJESI SÄILYTYS
Tietojasi säilytetään joko meidän tietokannoissamme tai palveluntarjoajien tietokannoissa. Tällaisissa tapauksissa huolehdimme asianmukaisesti tietojen turvallisuudesta ja salassapidosta varmistaaksemme, että yksityisyytesi suojaus toteutetaan tämän käytännön mukaisesti. Tähän sisältyy henkilötietojesi vastaanottajilta vaadittava sopimusvelvoite tai varmistus siitä, että vastaanottajat ovat allekirjoittaneet “kansainväliset puitteet”, joilla varmistetaan riittävä suoja.
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYKSEN KESTO
Säilytämme henkilötietojasi sen ajan, joka on tarpeen tietojen käyttötarkoituksen saavuttamiseksi ja täyttääksemme muut lailliset velvollisuutemme. Erikoistapauksia lukuun ottamatta tämä aika määritetään tietoja kerättäessä.
Emme säilytä henkilötietoja tunnistettavassa muodossa pidempään kuin on tarpeen.
OIKEUTESI
Sovellettavasta laista ja tietyistä poikkeuksista, rajoituksista tai olosuhteista riippuen sinulla voi olla oikeus
- tarkistaa henkilötietosi
- korjata, muokata ja päivittää henkilötietosi
- poistaa henkilötietosi tai rajoittaa niiden käsittelyä
- peruuttaa suostumuksesi
- vastustaa henkilötietojesi käsittelyä sinusta tehtyihin automaattisiin päätöksiin
- pyytää meitä siirtämään henkilötietosi rakenteisessa tiedostossa sinulle tai palveluntarjoajalle, jos se on teknisesti mahdollista (tietojen siirrettävyys)
- tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ja hakea muutosta.
Näitä oikeuksia voidaan käyttää kirjallisesta pyynnöstä, joka lähetetään yhteyshenkilölle, jonka yhteystiedot annetaan tietoja kerättäessä. Vastaus annetaan kohtuullisessa ajassa sovellettavien määräysten mukaisesti.
HENKILÖTIETOJESI TURVALLISUUDEN JA LUOTTAMUKSELLISUUDEN VARMISTAMINEN
Tavoitteemme on pitää tietosi mahdollisimman turvassa ja suojattuna kaikkina aikoina. Kun olemme vastaanottaneet tietosi, huolehdimme tarvittavista ja sopivista teknisistä ja organisatorisista toimenpiteistä ja valvonnasta, joilla estämme mahdollisimman hyvin vahingossa tai laittomasti tapahtuvan tietojen tuhoamisen, menetyksen, muutokset ja luvattoman käytön.
EVÄSTEET
Muiden verkkosivustojen tavoin myös me käytämme verkkosivustoillamme evästeitä (mukaan lukien Google Analytics -evästeet) saadaksemme yleiskuvan verkkosivustoillamme vierailevien määrästä ja tavoista.
Evästeet ovat pieniä tietomääriä, jotka lähetetään laitteellesi ja säilytetään sen kiintolevyllä. Näin verkkosivustomme tunnistaa sinut, kun vierailet verkkosivustollamme.
Evästeet voidaan estää selaimen asetuksista. Lisätietoa evästeiden käytöstä ja niiden estämisestä laitteellasi saat vierailemalla kyseessä olevan verkkosivuston evästekäytännöissä.
YHTEYDENOTTO
Osoita kaikki tätä käytäntöä koskevat tiedustelut tietosuojavastaavallemme käyttämällä alla olevia yhteystietoja.
Mikäli haluat kirjoittaa meille, ole ystävällinen ja käytä osoitetta joka löytyy yhteystiedot sivulta.
Tietosuojavastaavamme (DPO) sähköpostiosoite on: janne.kuivalainen@rfp.fi